+7 (499) 653-60-72 Доб. 355Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 525Санкт-Петербург и область

Как оформить входящие письма

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Входящие письма #11 - Бумажные письма

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

10 любимых ошибок в управлении документами

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале.

Однако такой подход ошибочен. Во-первых, при регистрации входящих документов секретарю нужно учитывать одни сведения и реквизиты, а при регистрации исходящих документов — совсем другие Таблица 1. Трудно сказать, как удается секретарям, совершающим эту ошибку, помещать два совершенно разных набора сведений о документах в одну и ту же регистрационную форму.

Во-вторых, документы даже одного вида, например поступающая корреспонденция или исходящая корреспонденция, со временем могут быть разведены по разным журналам регистрации особенно если организация не практикует электронный документооборот. Все это — корреспонденция, но если есть необходимость учитывать документы по отдельности, то нужно это делать.

А в первую очередь — создать отдельные регистрационные формы для входящих и исходящих документов. Совершать такую ошибку могут не только секретари, но и, например, бухгалтеры, юристы, кадровики, если они регистрируют документы в своих подразделениях. Точно так же в регистрационную форму для исходящих документов записывается все то, что коллеги отсылают без сопроводительного письма.

Все перечисленные категории документов, конечно, очень важны для структурных подразделений организации, но они не являются корреспонденцией.

Следовательно, в журналах регистрации входящих и исходящих им не место. Как работать с входящими нерегистрируемыми документами. Поступающие без сопроводительных писем документы секретарь передает заинтересованным в них подразделениям без регистрации. Некоторые возразят: если коллега потеряет этот документ, то обвинят секретаря. В таком случае передавать документы следует под расписку.

В специально заведенной тетради чертится простая таблица, где перечисляется содержимое переданного в подразделение пакета, после чего работник подразделения расписывается в его получении Таблица 2. После этого обвинить секретаря в потере документов будет трудно.

Поступившее вместе с пакетом документов сопроводительное письмо займет свое законное место в журнале регистрации входящее корреспонденции. Как работать с исходящими нерегистрируемыми документами.

Если коллеги настаивают на регистрации отправляемых ими документов не являющихся корреспонденцией , то и им тоже следует напомнить о необходимости подготовить сопроводительное письмо. Если работники будут сопротивляться и скандалить, это правило придется зафиксировать в локальном нормативном акте по делопроизводству обычно это инструкция или в простом приказе по основной деятельности. Тогда оно превратится в корпоративный закон и станет обязательным для всех.

Приведем пример текстовой части приказа по основной деятельности, устанавливающего обязанность составлять сопроводительное письмо Пример 1. С ростом организации и ее документооборота в любом из потоков документов может появиться большое количество однотипных документов.

Например, если организация оказывает услуги физическим лицам, это будут поступающие заявления от них. На первых порах секретарь прилежно будет регистрировать их как входящие документы, но со временем они начнут попросту мешать работать с остальными документами: прочие входящие начнут теряться среди них.

Такое может произойти не только в потоке поступающих документов, но и с исходящими, и с внутренними документами. Оно определяется интуитивно.

Во всяком случае, если они уже мешают работать с журналом регистрации, пора принимать меры. Нужно выделить однотипные документы из общего потока и вести их учет отдельно.

Например, для заявлений от физических лиц создается отдельная регистрационная форма. Она может быть аналогичной журналу регистрации входящих документов, может быть другой. Главное, что все заявления с определенного дня будут учитываться только в ней. Чтобы не путать общие входящие письма с поступившими заявлениями, номера документов этого отдельного потока получают буквенный или числовой индекс. Тогда входящий номер поступившего заявления от физического лица будет выглядеть так:.

Если в организации нет утвержденного бланка для создания документов, скорее всего, она обзаведется огромным количеством бланков неутвержденных, зато составленных с большой фантазией. Практически у каждого работника, ведущего внешнюю переписку или составляющего внутренние документы, в компьютере будет содержаться бланк собственного изготовления.

При сравнении нескольких образцов может выясниться, что работники не только не придерживаются хоть какого-нибудь единства в своем творчестве, но и весьма вольно указывают регистрационные коды организации, ее адрес и телефон, а иногда и название.

Чтобы избежать этого, секретарь, позвав на помощь специалиста по рекламе и работника IT-отдела, создает несколько корпоративных бланков для документов и утверждает их.

Возможно, со временем этот список пополнится бланком должностного лица, структурного подразделения, локального нормативного акта и др.

Но на первом этапе достаточно только этих трех. Работник отдела рекламы поможет оформить бланки в корпоративном стиле, а IT-специалист подберет для них оптимальный формат и поместит в локальную сеть. В отсутствие инструкции по делопроизводству формы бланков утверждаются приказом по основной деятельности Пример 2. Если организация отправляет кому-то письмо, то в ней должна остаться не бумажная копия этого письма и не скан-копия, а равноценный его экземпляр.

Этот экземпляр в делопроизводстве принято называть визовым. Если письмо отправляется по электронной почте или по факсу, то готовить его следует в одном экземпляре: ведь после отправки он в любом случае останется в организации. Если планируется доставлять письмо по почте или силами курьера, то количество экземпляров письма будет равно количеству получателей, и дополнительно должен быть подготовлен визовый экземпляр: он останется в организации и будет помещен в дело.

Таким образом, подшивать в дело копию отправленного письма или вовсе не оставлять в организации никаких его следов — это большая ошибка. Должна остаться не копия, а экземпляр, имеющий точно такую же юридическую силу, как и тот, который был выслан адресату. Подшивать входящие и исходящие письма в разные папки и в последующем хранить их так — это, конечно, самый простой способ хранения корреспонденции. И даже, на первый взгляд, самый удобный: письма расположены в таких делах в строгом порядке, по возрастанию или убыванию нумерации.

Только работать с документами при такой форме хранения очень тяжело: если секретарь получит задание собрать историю переписки с контрагентом по какому-либо вопросу, ему придется перелистать тем больше папок, чем обширнее переписка. Это означает, что за письмом-запросом следует подшить ответ на него. Затем — реакцию на этот ответ, если она будет, и так далее. При этом не имеет значения, входящие это письма или исходящие, а также когда они были написаны или получены.

Пример описи наглядно отображает удобство такого расположения документов Пример 3. Очевидно, что держать в голове, на какой запрос пришел вот этот ответ, невозможно. Если необходимо будет найти переписку по определенному вопросу с каким-то контрагентом, достаточно будет взять в руки только одну папку с нужным делом, и вся история переписки немедленно окажется перед глазами. Иногда кажется, что работники организации участвуют в заговоре: только и делают, что стремятся потерять доверенные им секретарем бумаги.

Конечно, это шутка. Но исполнитель действительно может забыть где-то оригинальный и единственный экземпляр документа. Документы нужно собирать в дела согласно их видам и тематике. Если работник получает задание по документу, оригинал ему не нужен.

Вполне достаточно копии, а еще лучше — скан-копии, которую секретарь перешлет коллеге, получившему задание от руководителя. Бумажный экземпляр после этого будет подшит в дело. Оговоримся: если организация практикует децентрализованный способ ведения делопроизводства, то исполнитель может и должен забрать оригинал документа в свой отдел.

Но при этом нужна уверенность, что там документу будет уделено должное внимание, что он будет учтен и после исполнения помещен в дело согласно номенклатуре. Если же мы точно знаем, что после исполнения документ в лучшем случае окажется в ящике стола, то доверять его исполнителю — дело очень рискованное.

Номенклатура дел составляется ежегодно и действует с 1 января по 31 декабря. Исключение — организации и учреждения, работающие сезонно. Номенклатура дел должна отражать актуальный состав дел: если какое-то дело было закрыто еще в году, то в номенклатуре года ему не место. Кроме того, номенклатура дел — это еще и учетный документ. По завершении каждого делопроизводственного года оформляется итоговая запись к ней, отражающая количество дел разных категорий, завершенных и не завершенных именно в прошедшем году, и только в нем.

Таким образом, ежегодно в последнем квартале года действующую номенклатуру дел нужно внимательно просмотреть, внести в нее дела, заведенные в уходящем году, а те дела, которые были закрыты, отметить, чтобы они не попали в будущий год.

Проект номенклатуры дел на следующий год должен быть согласован со структурными подразделениями и утвержден генеральным директором. Вступает в действие новая номенклатура дел с 1 января.

Важно разделять документы с разными сроками хранения, и цель такого разделения очень проста. Как известно, уничтожение документов — неотъемлемая и самая любимая для многих собственников бизнеса часть процесса их хранения. И не многие руководители будут рады тому, что в архиве или у секретаря лежат документы, которые давно должны быть уничтожены. Дело, которое содержит документы с разными сроками хранения, придется пролистывать вручную, удаляя те бумаги, которые подлежат уничтожению. Таким образом, помещая в одно дело документы со сроками хранения 5 и 50 лет, секретарь усложняет жизнь в первую очередь себе.

Документы с разными сроками хранения могут быть помещены в одно дело только в том случае, если это дело составное и все эти документы имеют отношение к одному вопросу.

Например, дело контрагента: в нем содержится переписка о сотрудничестве, договор, сопроводительные документы к договору, документы об оказании услуг, акты и т. Во всех остальных случаях нельзя помещать в одно дело документы, имеющие разные сроки хранения, даже если это документы одного вида.

Например, обычные письма по профильной деятельности хранятся 5 лет, а переписка по вопросам получения электронной подписи — 15 лет статьи 35, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от Даже если писем по поводу получения сертификата ЭЦП всего два, их нужно выделить в отдельное дело.

Они тоже помещаются в отдельные дела. Этим часто грешат небольшие организации, в которых секретарь совмещает обязанности делопроизводителя и кадровика. Приказы по личному составу и по основной деятельности хранятся отдельно. Кроме того, при ликвидации организации документы по личному составу должны быть переданы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Приказы по основной деятельности госархив заинтересуют едва ли. В журналах регистрации входящей и исходящей корреспонденции регистрируется только корреспонденция, то есть письма. Все остальные документы нужно направлять адресату с сопроводительным письмом. Если внутри документопотока появилось большое количество однотипных документов, которые затрудняют работу со всем потоком, то их следует учитывать отдельно, добавляя к номерам индексы.

Бланки для создания документов всех видов нужно разработать и утвердить на уровне руководства организации. Исходящее письмо должно остаться в организации в виде полноценного оригинального экземпляра, а не копии или скан-копии.

Если документ отправляется по почте или курьером, создается визовый экземпляр письма, который подшивается в дело.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем — задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря.

Информационно-справочные документы. Организационно-распорядительные документы. Объяснительная записка.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6. Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма см. Пример 1 , бланке структурного подразделения см.

Некоторые секреты входящих документов

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

И мы записали, что это — птеродактиль.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. О бработка входящих писем и в целом входящей корреспонденции начинается с момента поступления документа в вашу организацию.

Журнал регистрации входящих документов

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости.

Обработка входящей корреспонденции

На стадии ввода (регистрации) декларация проверяется на соответствие установленной законом форме и контролируется правильность заполнения всех необходимых реквизитов. Как видно, выбор вариантов виз достаточно велик. Определиться с периодом выплаты (за месяц, квартал или год). Также можно упомянуть мониторинг допуска персонала и обеспечение сохранения коммерческих тайн.

Да, это время засчитвается. В течение месяца собственники должны принять решение о выкупе доли или отказе от покупки. Что же случилось с семьей и ближайшими соратниками сбежавшего халифа. Любая процедура должна начинаться с подготовительных работ.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами.

Контент загружается в форме отзыва, рекомендации или совета. Кроме того, аппараты видеофиксации часто дают сбой, тогда может быть закфиксировано правонарушение там где его. Без оформления страхового полиса на свой автомобиль, гражданин не сможет обзавестись Шенгеном.

Как оформить входящие письма

Разумнее всего обратиться за консультацией в Пенсионный фонд. Безбилетный проезд пассажиров в трамвае, троллейбусе, автобусе городского и пригородного сообщения- влечет наложение административного штрафа в размере одной десятой минимального размера оплаты труда. Тетка ему говорит: - Поглядите, какой мальчик лет пяти заблудился. Подобное физическое уничтожение или порча также могут надолго выводить из строя плодородную почву.

В едином центре обработки сообщений принимают голосовые и текстовые обращения. Непосредственным объектом данного преступления являются отношения, обеспечивающие охрану жизни и здоровья населения. Первоначально вам необходимо до начала мероприятия в письменном виде составить претензию обратиться к организатору мероприятия с требованием вернуть денежные средства за билет.

Постановление о переводе подозреваемого в статус обвиняемого.

Если руководитель пропустил этот срок или сотрудник не согласен с основанием и размерами удержания и сумма превышает среднемесячный заработок сотрудника, то в этом случае организации на основании ч.

Так, суд счел, что уполномоченное лицо не проконтролировало надлежащим образом своих подчиненных, которым была поручена подготовка ответа, в связи с чем является лицом, ответственным за нарушение установленных сроков (см.

При этом Оператор должен прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 (Тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва. О решении тебе сообщат по электронной почте.

Договорная работа: современный подход и регламентация. В случае отказа должно быть указано основание.

На самом же деле, если работник увольняется, не дожидаясь истечения срока предупреждения, ему полагаются выплаты заработной платы за каждый рабочий день, который он не доработал. Если владелец это делает, значит, он свидетельствует о согласии и действительности записанных фактов. Процедура составления и подача искового заявления регулируется нормами статьи 35 Кодекса административного судопроизводства.

В соответствии с гл. Каждый применяет собственные методы. Могут ли иностранные граждане принимать участие в частной охранной деятельности на территории Российской Федерации.

Этот факт определен в ст. Обязательным условием оформления дотации является наличие трудового стажа не меньше 8 лет. Тогда это просто бумажка. Получение налогового вычета при продаже квартиры (меньше 3 лет в собсвенности).

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. incrisme

    да и бывает так что добровольная выдача только ухудшает сотояние задержанного ,например берут на сбыте маленькой дозы - это одна статья , а когда дуралей оперу после этого раскажет что у дома в сетке с луком еще 100 грамм лежит и он делает добровольную ,то при сбыте ,на котором его взяли вес плюсуется ,так как подрозумевается что остальное он хранил с целью сбыта и тут еще пририсовывается срок...